TODOリスト、タスク管理の方法

こんにちは!! キャッシュレスからはじめるIT経営を推進する、CROSSHEART 伊藤です。
近年、フリーランスや副業など、働き方がずいぶん自由になりました。私自身、個人事業者の1人ですが、もう何年も前からの課題に「TODOリスト」「タスク管理」をどうするか、どのツールを使うのが良いか、無料版、有料版を試しては三日坊主を繰り返した結果、ツールは使わず、記憶に頼ると言うとても不確かな状態が続いていました。

この度、一つの解決策(になるかもしれない)が見つかったので、ここに至るまでをまとめてみました。

記憶に頼る

記憶力には自信がありまして、何でもと言う訳ではないのですが、仕事でやらなければならないことを忘れることはほとんどありませんでした。
記憶力の良さは子どもの頃からで、にも関わらず学校の勉強に関心があまりなかったので、残念ながら、その記憶力の良さが勉強に生かされることはありませんでした。

 

手帳やノート

スマートフォンを使い始めた2011年末、その翌年からいわゆるスケジュール帳を使わなくなりました。

スケジュール帳もこだわりがあって毎年10月頃から新しい年のスケジュール帳をを選ぶのを楽しみにしていたのですが、スマホはスケジュール管理できて、尚且つリマインダー機能もあるので、使えば使うほど、紙の手帳が頼りなく感じられました。それでも、ちょっとメモを取ったり考えを整理したりするときには、やはり紙とペンが良いわけで、その時には大学ノートやコピー用紙を使うと言うスタイルが今でも続いています。

スケジュール帳を使っていた頃は付箋でタスク管理をすることもあれば、カレンダーに書き込んだりすることもありましたが、そもそもスケジュール帳にマメに書くのは最初の2,3ヶ月で、その多くをやはり記憶に頼っていました。

 

タスク管理を再び試みたわけ

ずばり、クライアント様からのご要望がきっかけでした。

クライアント様のためにこれまでも無料版を使っていたものの有料版を採用した結果、自身の業務も合わせて管理した方が良さそう、そう思いで全ての業務を入力、細かくタスクを仕分けて入力。さらには仕事に必要な勉強の予定などもゴールを設定して入力。

出来上がったものを見てツール導入して良かったと強く思いました。

業務ごとのタスクが一覧になり、全体のスケジュール感や仕事のタスクの混み具合などが一目瞭然になったことで、このまま記憶に頼っていたら、抜け落ちていたものもあった。少なくとも勉強については、勉強しようと思っていたことさえ忘れていただろうと思います。

恥ずかしながら、大まかなスケジュール感はあったものの、目の前の仕事をこなす、思いつきで取り組む、そんないい加減さが、現状を生み出しているんだと深く反省した次第です。現に、すでに年内の講演依頼をお受けすることができない状態であることも明確になり、お引き受けは2021年度開催分ということになりました。
どちらかと言うと、論理的に物事を考えるタイプであるにも関わらず、ものすごく対照的な状態だった訳です。

 

今度は続くのか?

とは言え使い始めたばかりの有料版ツール、本当に続くのか甚だ疑問ではあるのですが、今回は続きそうな気がしています。
なぜなら、そうしなければ仕事に滞りが出るだけでなく、結果を出せないから。

個人で仕事をしているからこそ、最初に手間をかけできるところは徹底的に効率化し、1人でも、もしくは少ない人数でもやりたいと思える仕事を増やしていける様な体制にして行かなくてはと考えています。

タスク管理ができなかった理由、つまりタスク管理ができなかった理由は、私の場合は、それほどの仕事量がなかっただけ、そんな気がしています。
タスク管理をする習慣をつけ、キャッシュフローと照らし合わせながら事業計画の微調整をしていけるのも、なんとも心地よいものです。

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